Organización para mejorar la productividad y efectividad

¡He vuelto!

Después de un tiempo de ausencia por enfermedades y otras cosas, estoy de vuelta, esta vez para quedarme (jajajaja).

En fin, luego les cuento todo lo sucedido, mejor entremos en materia. Les estuve preguntando en mis stories de Instagram si querían tips sobre productividad y muchos me dijeron que SI. Entonces como siempre digo, lo prometido es deuda y aquí está este artículo de Organización para mejorar la productividad y efectividad.

Para empezar, debemos tener en cuenta lo siguiente:

• Todo lo que hacemos en la vida tiene que ver con ciclos. Por lo tanto, para mejorar la productividad, también debemos crear un ciclo, donde todas las cosas que se inicien, deben terminarse.
• No te preocupes si inicialmente no logras alcanzar la productividad que quieres o no logras terminar todas las tareas que tenías previstas. Lo importante es que lo sigas intentando una y otra vez, hasta que simplemente se haga parte de tu vida y suceda sin que te des cuenta.
• Lo que te voy a mostrar a continuación es mi propia versión del libro Organízate con Eficacia de David Allen, que leí hace algún tiempo y poco a poco fui adaptando los conceptos aprendidos a mi propio entorno que en general es un entorno digital. Lo que quiere decir que tú también puedes ir adaptando estos tips a tu forma de hacer las cosas.

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Bueno, continuemos. Básicamente para ser más eficientes y mejorar la productividad, ya sea en nuestro trabajo o en nuestra vida personal, debemos pasar todas las cosas que tengamos pendientes por un ciclo de cuatro pasos:

1. Recopilación

Al principio todo lo que tienes es literalmente un reguero de cosas por hacer:

• Compromisos
• Proyectos
• Papeles
• Diligencias por hacer
• Recibos por pagar
• Reuniones
• Ideas

Entre otros muchos pendientes. Entonces, lo primero que debes hacer es recopilar todo este enredo de cosas en un solo lugar. David Allen lo llama la Bandeja de Entrada. Si te das cuenta este nombre tiene una similitud con algo que estoy segura que utilizas todos los días. ¡Voilá, Adivinaste! Exactamente, es tu correo electrónico, por eso en mi caso decidí utilizarlo como mi Bandeja de Entrada para recopilar tooodas las cosas que tengo pendientes. Y cuando te digo, todas las cosas pendientes, quiero decir, hasta cortarte las uñas.

• Tu correo electrónico como herramienta para mejorar la productividad

Si, lo más importante en este momento es que todo lo pases por tu correo. Esto quiere decir que, si necesitas recordar cualquier cosa simple, debes enviarte a ti mismo un correo electrónico para que puedas procesarlo y finalmente hacerlo. Te recomiendo que tengas tu correo siempre limpio, es decir sin mensajes o solo con los mensajes que aún no hayas procesado, con el fin de que sepas exactamente lo que tienes pendiente.

Recuerda que para este punto puedes utilizar cualquier herramienta para mejorar la productividad. Yo utilizo el correo electrónico porque me parece que es la más fácil de gestionar y la que yo uso más frecuentemente. Pero si tu utilizas otra en la que puedas recopilar todo lo que necesitas, también está bien. De hecho, recientemente Google ha relanzado su aplicación Google Tasks que también puedes utilizar de la mano con tu correo electrónico, puedes utilizarla en tu PC o celular y es muy fácil de utilizar.

2. Procesamiento

Luego de haber recopilado hasta la más ínfima cosa en un solo lugar lo siguiente que debes hacer es empezar a seleccionar, donde va cada una, para poder llevarlas a cabo todas. Es necesario tener en cuenta que cada tarea tiene una naturaleza distinta y para esto te recomiendo que utilices diferentes herramientas para cada tipo de ellas.

• Tipos de tareas o procesos

  • Procesos de 2 minutos: Los 2 minutos, son un término de referencia para decir que estas son tareas que no tardan mucho tiempo. Lo ideal es que las ejecutes inmediatamente te llegan para evitar congestionarte con cosas pendientes que puedes evacuar rápidamente. Al mismo tiempo sentir que has cumplido varias tareas durante el día. De esta manera logras evitar la frustración por no alcanzar tus objetivos.
  • Documentos: Para las tareas de lectura o selección de documentos, trata de tener carpetas muy organizadas donde puedas ubicarlos estratégicamente sin que olvides donde están, los pierdas o no realices la tarea.
  • Proyectos: Entre todas las cosas que tienes por hacer, algunas son cosas sueltas, que una vez las termines quedan todos los procesos finalizados. Sin embargo, otras están incluidas dentro de proyectos más grandes, por ejemplo: proyectos de clientes, páginas web, estrategias complejas, etc. Para estos proyectos es necesario organizarlos en carpetas específicas para cada uno. En las que todas tengan la misma estructura y orden, según de lo que se traten.
    Herramientas: Btrix24, Trello, Podio
  • Procesos Repetitivos: Existen procesos que tendrás que repetir varias veces al día, a la semana, o al mes, es decir que son periódicos. Por lo tanto, debes medir el aproximado de tiempo que te demoras en estas tareas para ir mejorando y reservando el tiempo que necesitas para cada una. De esta manera evitas hacer agendas o calendarios imposibles de cumplir.
    Herramienta: Task Timer
  • Subprocesos: Algunas tareas tienen otros pequeños procesos dentro de ellas, para estas tareas te aconsejo que las vayas documentando en un bloc de notas, o en cualquier otro lugar donde puedas anotarlas. Esto con el objetivo de que cuando necesites volverlo hacer, recuerdes cual es el paso a paso y puedas desarrollarlas más rápidamente.
    Herramienta: Bloc de notas o mapa de procesos.

3. Organización y evaluación

Digamos que ya procesaste de que se trata cada tarea ahora debes organizarla en el lugar que debe ir y evaluarla para saber exactamente lo que debes hacer.

Para esto debes valerte de las herramientas que te he recomendado en el punto anterior, bandeja de entrada, carpetas, proyectos y aquí es donde vas a necesitar de un calendario, te recomiendo que utilices Google Calendar.

Si quieres organizar muy bien tus tareas debes responder a estas dos preguntas:

• ¿Se puede ejecutar?

  • Si la respuesta es NO, tienes 2 caminos, el más obvio que es simplemente eliminarlo de tus cosas por hacer, de tu cerebro y básicamente de tu vida.Pero antes de esto debes preguntarte si ¿algún día lo podrás ejecutar?, de ser así deberás almacenarlo en una carpeta que llames “Algún día” la que debes consultar periódicamente para rescatar las tareas que dejaste en el olvido.
  • Si la respuesta es SI, deberás pasarlas por el filtro del procesamiento, definir su naturaleza y ubicarla en lugar destinado para cada una de ellas.

• ¿Cuál es la acción siguiente?

Una vez definiste si su ejecución es posible, lo siguiente es determinar cuál es la próxima acción que debes ejecutar para que tu tarea o proceso se lleve a cabo. Al responderte esta pregunta sabrás si lo puedes hacer tu mismo o debes delegarlo y a quién le correspondería hacerlo.

Entonces, si lo delegas tu tarea sería comunicarlo, y los procesos que te corresponden a ti simplemente debes definir si son urgentes o no. Con respecto a esto definir una fecha de caducidad y agregarlos en tu calendario, con responsable, hora establecida, y tiempo a ejecutar la tarea.

4. Hacer

Que te puedo decir, ya tienes todo organizado, ahora solo te queda ejecutar para mejorar la productividad. Para esto te doy otro par de recomendaciones:

• No hagas calendarios o metas imposibles de cumplir, esto solo te frustrará y conseguirás abandonar la mayoría de tus tareas.
• Asegúrate que el lugar donde almacenes tus tareas puedas hacer check, de esta manera generas satisfacción de los objetivos logrados.
• Mantén el lugar donde recopiles tus tareas siempre limpio, organizado y sin ruidos. Esto evitará que se te haga aburrido o te abrumes creyendo que todo lo que tienes por hacer es imposible de lograr.
• Intenta alinear todas tus herramientas para que funcionen conjuntamente.
• Si a la primera no logras implementar todo, respira, no te preocupes, para mejorar la productividad, puedes ir adaptando cada cosa a tu modo e intentarlo todas las veces que sea necesario.

Sé que quizás ahora te parece una chorrera de cosas, pero ¿Quieres un  flujograma para entenderlo mucho más fácil? pídemelo en los comentarios💬 aquí o en 💬Instagram o Facebook 💬.

Además cuéntame los temas que te gustaría que escriba en mis próximos artículos. ¡Ciao Italia!  👋🏽